Scopul postului

Coordonarea și realizarea activităților de analiză de business și analiză a procedurilor necesare implementării unui sistem de management al documentelor, prin definirea cerințelor, modelarea proceselor și arhitecturii informaționale, precum și prin asigurarea coerenței, trasabilității și conformității cu cerințele de guvernanță (ISO 27001, GDPR, NIS/NIS2), în relație directă cu clientul și echipele tehnice.

Responsabilități principale

· Coordonează activitățile de colectare a informațiilor și documentare a proceselor și fluxurilor documentare prin interviuri, workshop‑uri structurate și sesiuni de lucru cu stakeholderi de business și tehnici.

· Analizează în detaliu organigrama clientului, rolurile‑cheie și responsabilitățile, clarificând lanțurile de decizie, responsabilitatea asupra documentelor și relațiile funcționale dintre departamente.

· Definește, structurează și validează harta proceselor curente (AS IS), incluzând puncte de control, aprobări, timpi și dependențe între departamente și actorii implicați.

· Identifică, analizează și prioritizează blocaje, redundanțe și riscuri operaționale, corelând impactul acestora asupra fluxurilor de business, conformității și eficienței operaționale.

· Proiectează și validează hărți de procese și diagrame de flux utilizând standarde de modelare BPMN.

· Definește fluxuri operaționale detaliate pe roluri și niveluri organizaționale, inclusiv modele de tip swimlane, asigurând coerența, scalabilitatea și alinierea la structura organizațională.

· Validează regulile de business și pașii de aprobare împreună cu stakeholderii relevanți, asigurând consens și trasabilitate a deciziilor.

· Coordonează analiza procedurilor existente și definește modificările necesare pentru implementarea DMS și optimizarea proceselor documentare.

· Definește fluxurile de lucru TO BE, incluzând secvențe de aprobare, responsabilități explicite, reguli de versionare, puncte de control și mecanisme de auditabilitate.

· Asigură alinierea proceselor și procedurilor la obiectivele de digitalizare, eficiență operațională și reducere a riscurilor.

· Definește și validează cerințe funcționale și nefuncționale pentru sistemul de management al documentelor, incluzând versionare, aprobare, arhivare, retenție, căutare, audit și integrare.

· Definește structura informațională a DMS, incluzând tipuri de documente, taxonomii, metadate obligatorii și reguli de clasificare a informațiilor.

· Proiectează modelul de acces la informații, incluzând acces granular pe roluri, departamente, proiecte și niveluri de confidențialitate.

· Definește și documentează scenarii complete de acces și guvernanță pe întreg ciclul de viață al utilizatorilor, incluzând intrarea, schimbarea rolului și plecarea, procesele de revocare, recertificare, delegare și acces temporar.

· Asigură conformitatea cu principiile „need‑to‑know” și „least privilege” și integrează aceste reguli în fluxurile și procedurile DMS.

· Coordonează analiza pieței de soluții DMS, definind criterii de evaluare funcționale, tehnice, de securitate și cost.

· Elaborează analize comparative și formulează recomandări de soluții argumentate pe baza cerințelor organizației.

· Coordonează realizarea analizelor cost–beneficiu (TCO/ ROI) pe termen scurt, mediu și lung și contribuie la elaborarea business case‑ului de implementare.

· Definește și validează cerințele de integrare cu Microsoft Dynamics 365 și alte sisteme enterprise (ERP, CRM, baze de date), în colaborare cu arhitecții tehnici.

· Asigură coerența dintre cerințele de business, designul de procese și implementarea tehnică.

· Definește și coordonează planurile de activități ale proiectului, de tip Gantt, stabilind etape, dependențe, priorități și livrabile.

· Monitorizează progresul proiectului și gestionează riscuri, blocaje și escaladări către management atunci când este necesar.

· Coordonează activitățile de validare a sistemului, incluzând testare funcțională și scenarii de business end‑to‑end.

· Asigură documentarea modificărilor, rezultatelor testării și trasabilitatea completă a deciziilor.

· Asigură alinierea soluției și documentației cu cerințele ISO/IEC 27001, GDPR și NIS/NIS2, incluzând definirea controalelor, evidențelor și cerințelor de auditabilitate.

· Coordonează gestionarea evidențelor și documentației de proiect, asigurând trasabilitatea completă a informațiilor și deciziilor.

· Lucrează direct cu informații sensibile și asigură respectarea strictă a cerințelor de securitate și confidențialitate.

Cerințe obligatorii

· Studii superioare finalizate (IT, Business, Inginerie sau domenii conexe).

· Experiență relevantă în analiză de business, procese organizaționale sau implementare sisteme de management al documentelor.

· Experiență solidă în modelarea proceselor și definirea cerințelor funcționale și nefuncționale.

· Abilități avansate de analiză, structurare, documentare și prezentare a informațiilor.

· Experiență în facilitarea workshop‑urilor și lucrul cu stakeholderi de diferite niveluri.

· Experiență practică cu soluții Microsoft (Microsoft 365, Dynamics, Power Platform).

· Certificare ISO/IEC 27001.

· Experiență demonstrabilă în proiecte de conformitate și guvernanță.

· Engleză: nivel avansat (scris și vorbit).

Constituie avantaj

· Cunoștințe despre protecția datelor, inclusiv Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), securitate informațională și cerințe de tip NIS2.

· Experiență în proiecte de implementare DMS sau inițiative de digitalizare la scară organizațională.

· Experiență în definirea și implementarea modelelor de guvernanță a informațiilor.

· Experiență în proiecte desfășurate în sectoare reglementate, precum energie, utilități sau industrie.

· Certificări relevante în business analysis, BPM, GRC sau guvernanță IT.

Jobs

Business Analyst

Posts