Deine Aufgaben

Du bist die zentrale Anlaufstelle im Büro und sorgst dafür, dass bei uns alles rundläuft. Mit Deinem Organisationstalent hältst Du den Kopf frei für die Kolleg:innen und unterstützt gleichzeitig unser Vertriebsteam.

Das erwartet Dich bei uns:

Verantwortung für das Office Management: Organisation von Post, Fuhrpark, Meetingräumen, Küche, Reinigungsteam und allgemeiner Büroorganisation
Betreuung der zentralen Telefonleitung sowie Empfang und erste Ansprechperson für Gäste und Dienstleister
Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und reibungslosen Abläufen im Büroalltag
Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Besprechungen
Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, zB Events für Mitarbeiter oder Kunden, Marketingunterstützung, etc.
Vertriebsunterstützung: Nachfassen von Angeboten, Terminkoordination und Pflege unserer Kundendaten im CRM-System (HubSpot)
Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam, um Prozesse effizient zu gestalten und Kundenanfragen zuverlässig nachzuverfolgen

Dein Profil

Du bist organisiert, behältst auch in turbulenten Situationen den Überblick und liebst es, wenn im Büro alles reibungslos läuft? Dann passt Du perfekt in unser Team. Wir suchen eine Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Sinn für Verantwortung, Serviceorientierung und Struktur.

Was Du mitbringen solltest:

Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
Organisationsstärke und den Blick fürs Detail – von der Raumkoordination bis zur Terminkalenderpflege
Freude daran, den Vertrieb zu unterstützen: Nachfassen von Angeboten, Terminkoordination, CRM-Pflege
Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten – auch am Empfang und an der zentralen Telefonleitung
Selbstständige und proaktive Arbeitsweise, gepaart mit Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Microsoft 365, CRM-Systeme wie HubSpot, ChatGPT, MS Teams)
Hands-on-Mentalität: Du packst an, wo es nötig ist, und sorgst so für einen reibungslosen Büroalltag

Warum wir?

Weil wir IT nicht nur machen – wir leben sie. Als moderner IT-Dienstleister betreuen wir unsere Kunden ganzheitlich, langfristig und strategisch. Bei uns arbeitest Du nicht in einem anonymen Großraumbüro, sondern als zentrale Ansprechperson im Herzen unseres Unternehmens – mit klaren Strukturen, echter Wertschätzung und dem Raum, Deine Stärken gezielt einzubringen.

Was Dich bei uns erwartet:

Verantwortung & Wirkung: Du hältst unseren Kolleg:innen den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Büro und unterstützt unser Vertriebsteam direkt – Dein Beitrag ist für alle spürbar.
Klare Prozesse & moderne Tools: Wir arbeiten mit etablierten Standards und modernen Systemen wie HubSpot, Personio und Microsoft 365 – so hast Du die besten Werkzeuge für Deinen Job.
Persönliche Weiterentwicklung: Ob Organisationstalent oder Vertriebssupport – bei uns kannst Du Deine Rolle Schritt für Schritt ausbauen und Dich in beide Richtungen entwickeln.
Teamkultur mit Augenhöhe: Offene Kommunikation, kurze Wege und ein respektvoller Umgang auf allen Ebenen sind bei uns selbstverständlich.
Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive: Wir wachsen nachhaltig und suchen langfristige Verstärkung – kein Hire & Fire.
Flexibles Arbeiten mit Zeiterfassung: Bei uns gibt es eine gesunde Balance – die Arbeitszeit wird transparent erfasst, aber Du hast Flexibilität bei der Gestaltung Deines Arbeitstags.

Über uns

ITcares ist ein wachsender IT-Dienstleister mit Sitz in Stuttgart und betreut als vollständiger Managed Service Provider vor allem mittelständische Unternehmen. Unser Fokus liegt auf der ganzheitlichen IT-Betreuung – individuell, lösungsorientiert und zukunftssicher.

Wir kombinieren IT-Outsourcing, Managed Services und Cloud-basierte Unternehmenslösungen mit einem starken Inhouse-Support-Team, das unseren Kunden bei allen IT-Problemen und Anforderungen schnell zur Seite steht.

Ein besonderes Merkmal unserer Arbeitsweise ist die konsequente Automatisierung: Wir setzen auf smarte Prozesse, Skripting und moderne Tools, um wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, Fehlerquellen zu reduzieren und unsere technische Exzellenz skalierbar zu machen. Dadurch gewinnen wir Zeit für das Wesentliche – strategische Beratung, Weiterentwicklung und echte Kundennähe.

Wir möchten unser Team mit Menschen erweitern, die Verantwortung übernehmen, mitdenken und sich weiterentwickeln wollen.

Chancengleichheit, Vielfalt und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten sind bei uns gelebter Alltag – nicht nur schöne Worte.

Du denkst, Du könntest gut passen? Wir freuen uns, von Dir zu hören!

Jobs

Office Manager:in mit Vertriebsunterstützung (m/w/d) / Teilzeit bzw. Mini-Job