Assistant.e de gestion-support opérationnelle - Paris (CDI) - F/H

Fondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d'architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet.
Avec ses filiales en France et à l'international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l'urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l'évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST.
Implanté en France et à l'international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.

Missions principales:
- Assurer le suivi administratif et financier des projets de la direction Ingénierie (10 unités).
- Préparer et animer les revues de gestion pour les responsables d'affaires, les responsables d'unité et les responsables de pôle.
- Garantir la fiabilité des données de gestion (livraisons, coûts, marges) et leur mise à jour dans les outils (Akuiteo, Tableaux de Suivi Excel).
- Contribuer aux réunions de gestion avec la direction de l'Ingénierie et à la reprévision budgétaire
- Contribuer à l'amélioration continue des processus de reporting et planification.

Responsabilités clés
1. Suivi administratif et financier des projets
- Mise à jour des tableaux de suivi (affaires pilotes, planification, reporting). Un par unité :
- Extraction et analyse des données Akuiteo (fiches projets, reporting projet)
- Contrôler la qualité des données et effectuer les nettoyages nécessaires avant intégration dans les outils de suivi (ex : terminaison de codes affaires, actualisation des responsables identifiés de l'affaire : responsable d'affaire et responsable de production)
- Mise en place d'alerte pour anticiper les écarts dans le reporting projet (charges/ coûts d'objectifs).

- Reporting des affaires par unité (affaires où Ingé est prestataire) pour identifier dans le reporting projet :
- Les nouvelles affaires ;
- Les nouveaux coûts d'objectifs et éventuelles les actions correctives à mener avec DCR lorsqu'il y a des charges non couvertes ;
- L'évolution des charges et les écarts
- Gestion administrative des devis et des codes affaires :
- Création de nouveaux codes affaires (et vérification de la bonne ouverture de code-phase-unité pour les métiers ingé presta)
- Contrôle administratif et mise à jour des propositions de missions : références chrono et lettre d'offre
- Saisie des coûts d'objectifs et ouverture des codes affaires par unité.
- Coordination avec le responsable d'affaire pour la signature et l'envoi des propositions de missions
- Suivi du processus de contractualisation et de facturation.

2. Organisation et animation des revues de gestion :
- Planification de revues individuelles de gestion avec les responsables d'affaires, les responsables d'unité (uniquement ceux qui ont des affaires pilotes) et les directeurs adjoints.
- Point sur les affaires pilotes à partir du tableau de suivi : état et suivi des contractualisation, avancements, mise à jour du carnet de commande, créances, planification et reste à faire
- Analyse du reporting projet par portefeuille (filtrage du reporting par responsable d'affaire) pour les affaires portées par les autres directions pour informer et alerter si nécessaire
- Point trimestriel avec responsables d'affaires pour rappeler les infos, outils, procédures

3. Garantie de la fiabilité des données de gestion - Clôture mensuelle :
- Saisie des ajustements, mise à jour du carnet de commande (Akuiteo) ;
- Contrôle des livraisons et mise à jour des tableaux de suivi dans Excel (tableau de suivi, planification, qualité, ajustements).
- Protection du tableau de suivi après saisie pour éviter les modifications involontaires après clôture
- Préparation des nouveaux classeurs :
- Préparation des nouveaux classeurs SUIVI des affaires pilotes (avec MAJ des MACROS)

5. Contribue à l'amélioration continue.
- Amélioration des tableaux de suivis pour répondre aux attentes des utilisateurs.
- Automatiser les processus de mise à jour des tableaux via scripts VBA/Macro.

Compétences clés
- Autonomie et organisation : planification, anticipation des charges.
- Rigueur : respect et anticipation des échéances, fiabilité des données.
- Expertise Excel : macros, VBA.
- Analyse de données


Ce poste est fait pour moi si :
- Je dispose d'une formation supérieure de type BTS assistanat de gestion ou équivalent, ainsi que d'une expérience d'assistant.e de gestion acquise idéalement dans un bureau d'études ou une agence d'architecture.
- Je suis rigoureux.se et organisé.e, fais preuve d'esprit d'initiative et sais travailler en équipe ;
- Je souhaite évoluer dans une dynamique collective, au sein d'un groupe engagé sur les enjeux écologiques.


Dans le cadre de ses engagements RSE, le groupe AREP favorise la diversité, l'équité et l'inclusion. Cette offre d'emploi est ainsi ouverte à tous types de profils dès lors qu'ils disposent des compétences requises.
Ref : 27766833