Asistente Ejecutivo

En WaCreators estamos en la misión de convertirnos en la firma nº 1 de crecimiento de canales de YouTube en habla hispana.

Buscamos un Asistente Ejecutivo que ayude al CEO a completar enormes cantidades de trabajo importante a diario, mientras mantiene control de toda la organización.

Si te apasiona la creación de contenido, que ningún día sea igual al anterior, y trabajar con un equipo que empuja a toda la empresa hacia el éxito, nuestro rol de Asistente Ejecutivo puede ser para ti.

Rol

Como Asistente Ejecutivo, serás el principal guardián del CEO y Fundador de la empresa.

Este rol es crucial porque ayudarás al CEO con tareas personales y relacionadas con el negocio, todas de alta importancia y que requieren de alta discreción.

La alineación con los valores es innegociable. Debido a la proximidad del rol, tendrás acceso directo a los fundadores de la empresa. Es de suma importancia que resuenes profundamente con los valores que han establecido...

• Impacto en tareas importantes
• Inspirar con el ejemplo
• Pasión por impactar a otras personas

El trabajo de nuestro CEO es cumplir la misión de WaCreations. Tu objetivo es asegurar que pueda centrarse en la estrategia que seguirá el negocio para cumplir esa misión, mientras tú te encargas del resto.

Como asistente, eres el "núcleo" de la organización y te enorgulleces enormemente del trabajo que hacemos.

Reflejas la misión y los valores de nuestros fundadores en todas las interacciones y el trabajo que realizas.

En este rol, serás responsable de todo. Desde investigar para proyectos, gestionar proyectos, gestionar reservas, organizar viajes, gestionar la comunicación con otras personas, asistir a reuniones en nombre del CEO, y tareas empresariales/personales para el CEO.

Responsabilidades:

Apoyo Ejecutivo

• Gestionar y optimizar el calendario del CEO, planificando con 3 meses de antelación
• Coordinar con departamentos para evitar superposiciones en calendarios
• Programar reuniones según prioridades y preferencias del CEO
• Preparar al CEO para reuniones con agendas y materiales necesarios
• Actuar como guardián del tiempo del CEO filtrando solicitudes vía Motion y Slack
• Monitorear correos electrónicos y gestionar comunicaciones
• Manejar asuntos personales, recados y coordinación doméstica
• Asistir a reuniones grupales, tomar notas y completar documentación
• Mantener al CEO informado y contextualizado

Gestión proactiva del tiempo y tareas

• Priorizar y seguir tareas para garantizar la ejecución oportuna de entregables clave.
• Autogestionar deadlines de tareas en Asana según las prioridades del CEO.
• Identificar conflictos con antelación y proporcionar soluciones para mantener la eficiencia.
• Buscar continuamente formas de optimizar el tiempo y la concentración del CEO.

Comunicación

• Redactar, revisar y editar correos y mensajes en nombre del CEO con precisión y tono impecables.
• Asegurar que la comunicación escrita sea clara, concisa, precisa y libre de errores gramaticales.
• Representar al CEO profesionalmente en interacciones con invitados, proveedores, socios y equipos internos.
• Al comunicarse con otras personas, servirás como representante de la cultura de empresa, encarnando valores que inspiren confianza, respeto y trabajo en equipo.
• Responder CEO en Slack en cuestión de segundos a 2 minutos durante el horario laboral normal.

Gestión de proyectos

• Coordinar iniciativas estratégicas y asegurar cumplimiento de plazos
• Supervisar tareas específicas como viajes o proyectos especiales
• Ser responsable de proyectos como itinerarios de viaje, solicitudes de colaboración, grabaciones, etc.
• Utilizar todos los recursos disponibles antes de contactar al CEO. Los recursos incluyen, pero no se limitan a Notion, Google Workspace, Slack, Asana, compañeros de trabajo, etc.
• Asegurar que las tareas de Asana y documentación en Notion estén siempre actualizadas con la información más reciente.
• Coordinar la planificación trimestral para el Equipo Estratégico.

Excelencia operativa

• Mantener estricta confidencialidad y discreción
• Anticipar necesidades y resolver problemas proactivamente
• Mejorar procesos continuamente
• Disponibilidad ocasional fuera del horario laboral

Resultados esperados

Mejora de la Productividad Ejecutiva:

• El CEO puede centrarse en la toma de decisiones de alto nivel sin distracciones.
• El CEO puede completar enormes cantidades de trabajo importante que acerca WaCreators a sus objetivos, sin distracciones.
• Las decisiones pequeñas se toman sin involucrar al CEO.
• El CEO se encarga del Signal, tu gestionas todo el Noise y te aseguras de que no llegue a él.

Aseguras la Fluidez Operativa:

• Las reuniones, proyectos y comunicaciones fluyen sin problemas, con interrupciones mínimas.
• Los proyectos se gestionan en Notion y Asana de manera transparente y organizada y se actualizan regularmente.

Conseguimos los objetivos de nuestro mapa de estrategia:

• WaCreators logra sus objetivos más rápido y de manera más efectiva, gracias a tu apoyo proactivo al CEO.

Requisitos

• Historial probado como Asistente Ejecutivo o en un rol de apoyo similar de alto nivel en una organización de rápido crecimiento, como Chief of Staff, Operations Manager, or General Manager en un negocio más pequeño.
• Habilidades excepcionales de organización, multitarea y gestión del tiempo.
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, demostrando sinceridad y profesionalismo.
• Nivel C1 de inglés
• Dominio avanzado de software de oficina, herramientas de gestión de calendario y plataformas de project management. En concreto, utilizamos: Google Workspace, Slack, Notion y Asana.
• Mentalidad proactiva para resolver problemas, con una capacidad natural para anticipar necesidades.
• Inteligencia emocional.

Ajuste cultural

• Encarnas la misión y los valores de la empresa mientras actúas como una extensión del estilo de liderazgo del CEO.
• Eres un colaborador natural que mejora la cohesión y la moral del equipo.

Horario

• 5 días a la semana (L-V)
• 8:00 a 18:00

Salario

• 24k - 28k € brutos/año según experiencia, con revisión a los 6 meses en función de resultados.

Beneficios

• Plan de crecimiento profesional
• PTO ilimitado
• Interacción directa con CEO/Founder

Ubicación

• Madrid, España

Nuestros valores fundamentales son las acciones que definen al tipo de persona con la que queremos trabajar. La persona correcta para este rol apreciará cada uno de estos valores, se identificará personalmente con ellos y entenderá por qué cada uno es crítico para construir algo grande.

Curiosidad

Profundizas días en cada tema hasta dominarlo. Aprendes sobre ventas porque te obsesiona, no por obligación. Investigas cada lead antes de contactarlo. Contribuyes fuera de tu especialidad porque quieres que WaCreators gane.

Impacto

Completas cantidades increíbles de trabajo importante. Priorizas lo que mueve la aguja hacia objetivos. Trabajas jornadas largas. Te enfocas en resultados sobre procesos: si hay que elegir, eliges resultados.

Comunicación

Escuchas antes de reaccionar. Sobrecomunicas. No te molesta el debate; es señal de que nos importa lo que hacemos. Mantienes la calma bajo presión.

Honestidad

Eres sincero y directo siempre. Solo dices sobre compañeros lo que les dirías a la cara. Admites errores rápidamente.

Coraje

Dices lo que piensas, incluso si es controversial. Tomas decisiones difíciles sin agonizar. Cuestionas acciones desalineadas y felicitas públicamente las alineadas. Prefieres arrepentirte de actuar que quedarte paralizado.

Pasión

Inspiras con tu sed de excelencia. Eres tenaz y tu obsesión por conseguir resultados es contagiosa.

Ser Único

Destacas por calidad y resultados que otros no conseguirían. Buscas la mejor versión de tu trabajo. Como profesional, o creces o decreces; no existe mantenerse estable. Te esfuerzas por crecer constantemente.