Quien ocupe este rol será responsable de brindar apoyo administrativo y operativo a la organización, además de gestionar la recepción de la empresa. Buscamos alguien que combine profesionalismo con calidez, y que disfrute apoyar a otros, mantener la oficina en orden y aportar ideas para mejorar. Este puesto es clave para garantizar el buen funcionamiento de la oficina y una experiencia positiva para clientes, colaboradores y proveedores.

Día a Día Del Administrative Assistant

Recepción y atención al cliente
- Atender y dirigir llamadas telefónicas, tomando mensajes cuando sea necesario.
- Recibir, guiar y atender a visitantes, clientes y proveedores, brindando una experiencia cordial y profesional.
Gestión administrativa
- Manejar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo correo electrónico, paquetería y notificaciones.
- Registrar, organizar y archivar documentos administrativos.
- Programar citas, reuniones y coordinar el uso de salas.
- Apoyar en la elaboración de informes, presentaciones y documentos internos.
- Mantener inventario y coordinar el suministro de materiales de oficina.
Contabilidad básica y control interno
- Registrar facturas recibidas y apoyar en la organización de documentos para el departamento contable.
- Gestionar solicitudes de caja chica y dar seguimiento a entregas y reembolsos.
Apoyo operativo e iniciativas internas
- Coordinar actividades internas, eventos del equipo, celebraciones o iniciativas de bienestar.
- Colaborar en la organización logística de reuniones, visitas corporativas y actividades especiales.
- Contribuir con ideas creativas para mejorar la experiencia interna y el ambiente de oficina.
Mantenimiento general del orden y entorno
- Coordinar servicios con proveedores cuando sea necesario (mensajería, cafetería, mantenimiento, etc.)
- Asegurar que la recepción y espacios comunes estén limpios, organizados y presentables.

Nuestro Administrative Assistant Debe Tener

Licenciatura en Administración, Secretariado o carreras afines (deseable).
Experiencia previa como asistente administrativa, recepcionista o en roles administrativos similares.
Manejo sólido de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y herramientas de gestión administrativa.
Inglés intermedio (deseable).
Excelente comunicación verbal y escrita.
Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar y trabajar bajo presión.
Alto nivel de organización, atención al detalle y cumplimiento.
Actitud amable, profesional y orientada al servicio.
Proactividad, creatividad y disposición para proponer mejoras o apoyar actividades internas.

Top 5 ADN Del Administrative Assistant

+ Comunicatividad + Team Player + Pensamiento Lógico + Eficiencia + Sentido Común

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